Les 4 super pouvoirs du télétravail et d’une collaboration efficace

Alors que nous approchons du premier anniversaire de la généralisation du télétravail suite à la crise sanitaire COVID, les statistiques se multiplient sur son usage et le ressenti qui l'accompagne. Des chiffres récents belges montrent que plus de 53% de la population belge active déclare que le télétravail est possible pour exercer ses fonctions. Pour autant, 1 travailleur sur 3 souhaite réduire voire arrêter le télétravail à la fin de la crise du Coronavirus. Ces résultats de sondage montrent qu'une collaboration efficace à distance reste la quête de la plupart des entreprises en 2021 !

Transposer le travail à distance ne se résume pas à se connecter à Teams

Nous pouvons considérer la tenue des réunions comme un facteur significatif de la culture d'une entreprise et de son potentiel de collaboration. Leur degré de qualité peut se mesurer sur plusieurs critères :

• clarté de l'agenda et des objectifs
• taux de participation
• engagement des participants
• distribution du temps de parole
• répartition des rôles/tâches (time management, prises de notes, animation,...)

Vous l'aurez compris, voire même vécu, il ne suffit pas de savoir programmer une réunion via Teams et inviter des collègues pour assurer le succès d'une séance de travail à distance.

Quels sont les facteurs à réunir pour assurer une collaboration efficace entre les équipes?

A l'occasion d'un webinaire commandé par un client, j'ai eu l'occasion avec Marina Lynch de réfléchir aux 4 compétences clés (alias les supers pouvoirs) à réunir pour garantir une collaboration à distance efficace.

1. L'empathie

Cette année écoulée a été exigeante en termes d'ajustements de notre vie personnelle et professionnelle. Reconnaître que chacun a des défis à relever et des limites d'apprentissage est essentiel pour collaborer étroitement. L'empathie aide à fluidifier la collaboration au sein des équipes. Ce schéma illustre les 3 niveaux d'empathie possible : cognitif, émotionnel et comportemental.

Une bonne pratique pour développer l'empathie est de généraliser le check-in en début de réunion. Qu'est ce que le check-in? Il s'agit d'un bref moment où chacun partage son humeur du jour, sa satisfaction sur un projet, ou autre. Diverses méthodes peuvent rendre cet exercice aussi ludique qu'efficace à distance (par exemple : en utilisant son statut personnel Teams pour partager son humeur).

2. L'ouverture

Faire preuve d'ouverture c'est un état d'esprit qui considère que l'information doit par défaut être accessible. Sauf avis contraire, j'anticipe le partage possible de l'information. Alors que, bien souvent, dans les organisations, l'information est 'en mode caché'. Comment faire preuve d'ouverture en préparant une réunion? En se posant systématiquement quelques questions :

• Qui a besoin d'y participer? (de façon obligatoire ou optionnelle)
• Comment les rôles vont-ils être répartis?
• Comment l'info va-t-elle être partagée? (notes envoyées par email, document partagé sur le drive, ...)
• Quelles décisions doivent résulter de la réunion?
• Comment vont-elles être prises?

Le fait de se constituer une check-list de ces questions de base dans la préparation des réunions peut considérablement augmenter l'efficacité de celles-ci.

3. Le pourquoi?

Certains disent que le 'pourquoi' est le leader invisible. On pourrait aussi le qualifier d'intention. C'est évidemment une référence à peine cachée au Why de Simon Sinek. La leçon à tirer de cette théorie du cercle d'or est simple au niveau de la collaboration. Partager son intention ou sa motivation profonde en équipe aide à fédérer. Si on revient à l'échelle d'une réunion, pourquoi (avec quelle intention) la réunion est-elle organisée? Il y a une foule d'intentions possibles :

• brainstorming
• partage d'information
• évaluation de résultats
• prise de décision
• rétrospective / feedback
• célébrer un jalon
• détente (breakfast ou apéro)
• ...

Avez-vous pris le temps de définir et de partager la raison d'être de votre dernière réunion programmée en équipe?

4. La communication.

J'aime beaucoup la définition de la communication de ce sociologue, Dominique Wolton : “En un mot, l’information, c’est le message, tandis que la communication, c’est la relation, beaucoup plus complexe.”

Voilà pourquoi communiquer efficacement est un défi du quotidien. Car cela implique de prendre en compte toute la subjectivité et la complexité du volet relationnel.

Cependant, trois questions récurrentes peuvent aider à mieux communiquer :

• Est-ce que mon objectif est clair? En somme, est-ce que je ne laisse pas de place à l'interprétation?
• Est-ce que je m'adresse aux personnes adéquates ? Si je m'attends à une décision, est-ce je m'adresse aux personnes qui en ont la capacité?
• Est-ce que le résultat attendu est clair? Si je m'attends à une action, est-ce que je suis spécifique? Quelle action? Dans quel délai?

Ce flow chart de la communication efficace est un peu un pied de nez à l'envoi systématique de l'email comme réflexe dans beaucoup d'entreprise.

Si ce contenu vous a semblé utile, sachez qu'il existe au format webinaire pour partager des trucs, outils, méthodes à vos équipes pour gagner en efficacité et fluidité dans la collaboration à distance!